Perioden for en vagtplan er af mindst fire uger. Ønsker arbejdspladsen en kortere planlægningsperiode, skal det aftales mellem de lokale parter.

Planen skal indeholde:

• Møde og sluttidspunkt for den ansattes arbejde på den enkelte dag
• Fridøgnenes placering
• Søgnehelligdagsfrihed
• Oplysninger om, hvor mange timer der er nedskrevet i forbindelse med søgnehelligdage
• Ferie
• Løbende afspadsering

Det skal fremgå af vagtplanen, hvor mange timer der er sket nedskrivning med ved en eller flere søgnehelligdage. Dette er indført for at sikre ledere og ansatte et overblik over håndteringen af søgnehelligdage. Søgnehelligdagsfrihed og fridøgn angives på vagtplanen uden tidsangivelse.

Vagtplanen udleveres fire uger inden, den træder i kraft. Det betyder, at den ansatte vil kende sin vagtplan fem til otte uger frem i tiden. Der kan dog indgås lokale aftaler, der fraviger den centrale regel – for eksempel at den ansatte kender tjenestens placering løbende fire uger frem.

I vejledningen bliver det anbefalet, at den enkelte arbejdsplads finder en god form til, hvordan den ansatte kan komme med ønsker til arbejdstider og vagter. Dette er nogle steder gjort gennem ”ønskebøger” eller andre systemer, hvor de ansatte kan komme med ønsker til arbejdstidsplanlægningen både generelt og i forhold til den kommende vagtplan.

Det er vigtigt, at der er fokus på dialogen mellem leder og de ansatte om håndteringen af arbejdstilrettelæggelsen. Også så der er en balance mellem arbejdsliv og privatliv, men også fleksibilitet ved uforudsete ændringer. Derfor bør der ske drøftelser løbende, også når der sker ændringer, der kan have indflydelse på arbejdstiden. Det sikrer, at tilrettelæggelsen af arbejdstiden er tilpasset arbejdspladsen og de ansattes ønsker og behov. Drøftelserne er en vigtig del af arbejdspladsens arbejdstilrettelæggelse og er en god måde for de ansatte at få indflydelse på egen arbejdstid.

Personalemøder bør planlægges, så flest muligt ansatte kan deltage i mødet. De er ofte planlagt i god tid, og bør også indgå i vagtplanen.

Et eksempel på, hvordan I kan gøre er:

Dagvagten er planlagt til at arbejde fra kl. 07.00 – 15.00, mens aftenvagten er planlagt til at arbejde fra kl. 15.00 – 23.00. Personalemødet planlægges til at blive afholdt kl. 14.00 – 15.30. For at sikre at flest mulige kan deltage i personalemødet, kan dagvagterne planlægges med længere vagt fra kl. 07.00 – 15.30. Ligeledes planlægges aftenvagterne med længere vagt fra kl. 14.00 – 23.00.

Det kan være vanskeligt at planlægge personalemøder, hvor alle er til stede. Det er eksempelvis tilfældet for nattevagter og ansatte, der afholder forskellige former for frihed. Det kan i den forbindelse være hensigtsmæssigt at afklare, hvordan det sikres, at viden og information gøres tilgængeligt for alle ansatte.

Formålet med opgørelsesbestemmelsen er at sikre, at den ansattes arbejdstid stemmer overens med beskæftigelsesgraden. For en fuldtidsansat vil det være gennemsnitligt 37 timer om ugen. For en deltidsansat skal de planlagte timer i de vagtplaner, der indgår i opgørelsesperioden, i gennemsnit svare til den aftalte ugentlige arbejdstid i ansættelsesbrevet.

Den ansattes arbejdstid skal derfor opgøres over en opgørelsesperiode – altså en periode, hvor ledelsen skal planlægge den ansattes vagter, så de stemmer overens med den ansattes beskæftigelsesgrad. Med andre ord er det den aftalte periode, hvor den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid skal gå op.

Hvis der er over- eller underskud af timer i forhold til beskæftigelsesgraden:

Ved overskud:

For fuldtidsansatte vil tjeneste ud over det planlagte altid resultere i overarbejde, da det planlagte arbejde forudsættes at være gennemsnitlig 37 timer pr. uge.

For deltidsansatte vil overarbejde i perioden først kunne konstateres, hvis de planlagte og præsterede timer overstiger gennemsnitlig 37 timer pr. uge, når opgørelsesperioden er slut. Det overarbejde, der allerede er optjent på dagen efter andre regler, skal ikke indgå i opgørelsen, da det allerede er honoreret som overarbejde. For deltidsansatte kan det vurderes, om planlagte timer udover det aftalte timetal skal give anledning til ændring i beskæftigelsesgraden.

Ved underskud:

Er der derimod et underskud – dvs. at der har været planlagt færre timer, end den ansatte er ansat til – er der ikke mulighed for at rette op på dette efterfølgende.

Det er først ved opgørelsesperiodens afslutning, det kan konstateres, om det samlede antal normtimer overstiger timetallet for en fuldtidsansat i opgørelsesperioden. Honorering af mer- og overarbejde skal ske senest inden udgangen af 3. måned, der følger efter den måned, hvori over- eller merarbejdet er præsteret.

Omlægning af tjenesten skal ske med et varsel på mindst 4 døgn. Hvis varslet på mindst 4 døgn ikke kan overholdes, betales et tillæg pr. omlagte time, beregnet pr. påbegyndte 1/2 time, der omlægges. Tillægget pr. time er på 30,85 kroner (31/3 2000-niveau).

Når man omlægger en tjeneste, kan det selvfølgelig kollidere med andre regler. For eksempel, at man ved omlægningen kommer til at inddrage et fridøgn, søgnehelligdagsfrihed eller planlagt afspadsering.

To eksempler:

1: Tjenesten tirsdag omlægges fra kl. 14.00 – 22.00 til kl. 07.00 – 15.00.

Den ansatte skulle ifølge vagtplanen ikke være i tjeneste i tidsrummet fra kl. 07.00 – 14.00. Der skal derfor honoreres for 7 omlagte timer, såfremt omlægningen er varslet med kortere varsel end 4 døgn.

2: Tjenesten tirsdag ændres fra kl. 14.00 – 22.00 til kl. 07.00 – 17.00.

I dette eksempel medfører ændringen to ting. For det første bliver tjenesten omlagt. For det andet medfører ændringen, at tjenesten bliver forlænget, da den planlagte tjeneste var 8 timer, mens den nye tjeneste er 10 timer.

Den ansatte skulle ifølge vagtplanen ikke være i tjeneste i tidsrummet fra kl. 07.00 – 14.00. Der skal derfor honoreres for 7 omlagte timer, såfremt omlægningen er varslet med kortere varsel end 4 døgn.

Mellem kl. 14.00 – 15.00 skulle den ansatte efter vagtplanen være på arbejde, hvorfor denne time ikke er omlagt. Da tjenesten er forlænget med 2 timer, skal der derudover honoreres med over- eller merarbejde for timerne fra kl. 15.00 – 17.00. Det betyder, at den ansatte skal have omlagte timer fra kl. 07.00– 14.00, normaltjeneste fra kl. 14.00 – 15.00 og mer-/overarbejde fra kl. 15.00 – 17.00.

Vejledningen ’Fælles vejledning – fælles ansvar, Døgnarbejdstiderne på det kommunale område’ er udarbejdet af FOA, Kommunernes Landsforening, Dansk Sygeplejeråd, Kost og Ernæringsforbundet, Ergoterapeutforeningen, Danske Fysioterapeuter, 3F og Socialpædagogerne.

På det kommunale døgnområde findes fire aftaler om arbejdstid for henholdsvis:

• Social- og sundhedspersonale
• Syge- og sundhedsplejersker og kostfagligt personale
• Ergo- og fysioterapeuter
• Pædagogisk område

Vejledningen svarer på langt mere end denne artikel, læs hele teksten via dette link.

Kilder: Lis Svanberg og Heidi Højer Nygaard, FOA Overenskomst